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在馆行政、党支部的领导下，负责本单位行政、组织人事、财务、政工、纪检、计生等管理工作，主要职责是：
1、认真贯彻执行国家的法律、法规、规章和本单位的各项规章制度。
2、协助领导制定年度工作计划，负责公文的撰写等文字材料的组织工作。
3、负责印章的管理，严格启用印章审批手续；负责文件的打（誉、复）印和文件的收发管理工作。
4、负责组织人事管理工作，及时办理人员的调动手续和工资管理工作。
5、严格执行财经纪律，熟悉财务标准制度,按照财务制度，严格物品采购、验收、入库、领用、保管和报销手续，按时上报各类会计、工资等报表。
6、负责车辆管理，合理调配使用车辆，严格派车手续，防止车辆事故的发生。
7、做好政治宣传、纪检保卫和计划生育工作，协助政工领导做好职工的思想教育工作。
8、负责图书资料，报刊杂志的订阅发放管理及各类会议的准备工作。
9、负责接待处理及来信来访工作。
10、协助领导协调处理日常行政事务工作。
11、完成领导交办的其他工作任务。 |
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在馆行政负责人的领导下，负责入库城建档案的管理、保护、鉴定、信息开发、利用和编研工作，主要职责是：
1、认真贯彻执行国家有关城市建设、档案管理的法律、法规、规章、技术标准、技术规范、廉政建设的法规、条例及规定，认真执行本单位各项规章制度；
2、负责制定档案管理编研的工作规划、工作计划和业务技术管理制度并组织实施；
3、负责对入库的城建档案进行复核并在规定的期限内签署意见，根据《城市建设档案分类大纲》制定本馆档案分类方案、档案排列方案、档案编号与编目、著录、完善城建档案的检索工具和检索体系，建立健全档案管理台帐和统计上报管理制度；
4、负责档案库房的建设、管理和安全保护工作；
5、负责实施档案管理、保护、鉴定、信息开发、利用和编研工作，遵守国家有关知识产权保护和保密制度，严防泄密事故发生；
6、负责市城建档案目录中心的动态管理，负责组织对区、企事业单位城建档案室档案管理业务技术指导工作，参与省、市重点工程、重大工程竣工档案现场（预）验收工作；
7、负责市建设信息网和市城建档案信息网的信息采集和编辑工作；
8、负责服务窗口的日常业务工作，协调各业务科室档案资料的咨询、提供和利用工作；
9、积极推动电子档案工作；
10、完成领导交办的其他工作。 |
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在馆行政负责人的领导下，负责全市建设工程竣工档案业务技术指导、验收工作，主要职责是：
1、认真贯彻执行国家有关城市建设、档案管理的法律、法规、规章、技术标准、技术规范、廉政建设的法规、条例、规定，认真执行本单位各项规章制度；
2、负责制定档案业务指导的工作规划、工作计划和业务技术管理制度并组织实施；
3、对建设工程文件（工程竣工档案）生成单位（建设、勘察、设计、施工、监理单位）执行国家城建档案管理的有关法律、法规、规章、技术标准、技术规范等执行情况的监督检查，掌握城建档案工作动态，促进城建档案工作发展；
4、组织对建设工程文件的形成、积累、整理、立卷、归档等工作进行业务指导、并提供咨询服务；
5、按照《城市建设档案归属与流向暂行办法》规定的接收范围开展城建档案的收集和接收工作；
6、积极配合市建设管理服务中心工作，负责组织对按规定须移交本馆的工程竣工档案的（预）验收工作，并对档案的归档率、完整率、准确率（准确性）、案卷合格率等进行审核，在规定期限内签署（预）验收意见，并办理相关手续（含城建档案保证金退押手续），并做好工程竣工档案项目级著录条目的录入工作；
7、负责办理验收合格的工程竣工档案移交档案管理编研科的工作，并签署交接手续；
8、组织参加省、市重点工程、重大工程竣工档案现场（预）验收工作；
9、积极推动电子档案工作；
10、负责临时库房的管理以及完成领导交办的其他工作。 |
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在馆行政负责人的领导下，负责全市建设工程竣工的声像档案业务技术管理工作，主要职责是：
1、认真贯彻执行国家有关城市建设、档案管理的法律、法规、规章、技术标准、技术规范、廉政建设的法规、条例及规定、认真执行本单位各项制度；
2、负责制定声像档案的工作规划、工作计划和业务技术管理规定并组织实施；
3、负责按《城市建设档案归属与流向暂行管理办法》规定的范围收集具有保存价值的声像档案工作；
4、负责建设工程竣工声像档案的（预）验收工作，并在规定的期限内签署意见，根据《城市建设档案分类大纲》制定本馆声像档案的分类方案。档案编号与编目、著录、完善声像档案的检索工具的检索体系，建立健全声像档案管理台帐和统计上报管理制度；
5、负责对省、市重点工程、重大工程、城市建设重大活动，突发事件的现场拍摄工作，并进行编辑、归档；
6、负责声像档案的咨询、提供、利用和照片打印工作；
7、负责实施声像档案的保护、信息开发、利用和编研工作，遵守国家有关知识产权保护和保密制度，严防泄密事故发生；
8、负责开展对区、企事业单位档案工作人员声像档案相关业务技术的指导工作；
9、开展城建档案声像档案管理业务技术研究和咨询服务工作，解决实际工作中的疑难问题。
10、积极参与电子档案工作；
11、完成领导交办的其他工作任务。 |
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在馆行政负责人的领导下，负责全市地下管线竣工档案业务技术指导、查验等管理工作，主要职责是：
1、认真贯彻执行国家有关城市建设、档案管理和地下管线管理的法律、法规、规章、技术标准、技术规范、廉正建设的法规、条例、规定、认真执行本单位各项规章制度；
2、负责制定工作范围业务技术管理计划、业务技术管理制度并实施；
3、负责组织对地下管线工程竣工档案形成单位（建设、施工、监理等单位）执行国家城建档案管理的有关法律、法规、规章、技术标准、技术规范执行情况的监督、检查，对地下管线竣工档案的形成、积累、整理、立卷、归档等工作进行业务技术指导，并提供咨询服务；
4、负责岛外区级地下管线档案的业务技术指导、以及收集和接收工作；
5、负责全市地下管线工程项目信息的收集、跟踪，参与新建地下管线工程的竣工验收，负责对移交本馆的地下管线竣工档案资料的完整、准确、真实性进行查验，并在规定期限内签署意见，办理相关手续；
6、参与厦门市地下管线探测及信息化工程建设，参与地下管线信息数据库和管线信息系统建设、运行、维护与管理工作；
7、负责新增地下管线数据的接收、检查、监督入库，严格把好数据质量关，并及时整理、加工、录入地下管线数据信息库，实行动态管理；
8、负责组织地下管线数据信息的开发、利用、编研，为城市规划、建设管理提供服务，充分利用已有管线数据，最大限度的发挥管线信息的作用，遵守保密制度，作好地下管线档案资料的保密工作；
9、负责地下管线资料的咨询、提供、利用和出图工作；
10、完成领导交办的其他工作。 |
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| 在馆行政负责人的领导下，负责相关信息管理系统的开发建设、相关信息网的运行维护和管理，主要职责是：
1、认真贯彻执行国家有关城市建设、档案管理、计算机信息系统安全保护、计算机信息系统保密的法律、法规、规章、技术标准、技术规范、廉政建设的法规、条例及规定，认真执行本单位各项规章制度；
2、制定并组织实施工作规划、工作计划、业务技术、计算机信息系统安全、保密管理规定；
3、负责中心计算机机房的建设、管理、维护和安全保护工作，维护中心计算机设备（包括网络设备和打印机、扫描仪等设）和局域网的正常运行，并协助管理与维护市建设与管理局计算机网络；
4、管理并维护厦门建设信息网、厦门城建档案信息网站，维护网站正常运行及网站信息的发布与更新，做好网员单位的联系与发展。协助收集市建设与管理局机关文件、通知等信息，并进行网上发布；
5、开发和维护厦门市城建信息管理系统，做好档案数字化、规范化管理工作，提高档案的利用价值；
6、参加市地下管线探测及信息化技术项目工作，负责厦门市综合地下管线信息管理中心的专网建设、数据库建设、系统运行、维护与管理工作，并参与厦门市综合地下管线信息系统建设的规划、设计和开发工作。
7、参与开发厦门市建设与管理局相关信息管理系统（包括需求分析、方案设计、网络规划、系统安装、系统开发、系统调试、系统维护等工作），组织实施建设系统企事业单位计算机软件开发及系统的集成应用；
8、承担或参与本单位业务技术管理文件的起草工作，开展城建电子档案业务技术运用和研究，推动电子档案工作进程，解决实际工作中的疑难问题；
9、做好计算机软、硬件市场行情调查，了解最新的计算机软、硬件的市场信息协助市建设与管理局和市建设信息中心进行计算机设备的选型、采购以及维护与升级；
10、完成中心领导交办的其他工作任务。
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